Arbeitgeberpflicht seit 1. Januar 2026
Informationspflicht bei Anwerbung aus dem Ausland nach § 45c AufenthG
Seit dem 1. Januar 2026 verpflichtet § 45c Aufenthaltsgesetz bestimmte Arbeitgeber, aus dem Ausland angeworbene Drittstaatsangehörige spätestens am ersten Arbeitstag in Textform auf ein kostenloses arbeits- und sozialrechtliches Beratungsangebot hinzuweisen. Dabei müssen mindestens die aktuellen Kontaktdaten der dem Arbeitsplatz nächstgelegenen Beratungsstelle genannt werden. Die Pflicht ist ein klarer betrieblicher Prozessschritt und kein Ersatz für Arbeitsvertrag, Onboarding oder individuelle Beratung. Diese Seite erläutert die Rechtslage mit Stand 17. August 2026 ohne Rechtsberatung; für die konkrete Anwendung sollten Arbeitgeber den aktuellen Gesetzeswortlaut und gegebenenfalls qualifizierte Beratung prüfen.
Auf dieser Seite
- 01Was § 45c AufenthG vom Arbeitgeber verlangt
- 02Wann die Informationspflicht typischerweise relevant wird
- 03Textform und Inhalt praktisch richtig umsetzen
- 04Die Pflicht in Recruiting und Onboarding verankern
- 05Nachweisbar dokumentieren, ohne unnötige Daten zu sammeln
- 06Eine einfache Verantwortungsmatrix verhindert Lücken
- 07Informationspflicht als Bestandteil fairer Integration verstehen
- 08Kompakte Arbeitgeber-Checkliste für jeden relevanten Eintritt
Was § 45c AufenthG vom Arbeitgeber verlangt
Der gesetzliche Kern ist knapp: Schließt ein Arbeitgeber mit Sitz in Deutschland mit einem Drittstaatsangehörigen, der seinen Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt im Ausland hat, einen Arbeitsvertrag für eine Arbeitsleistung in Deutschland, muss er auf die Möglichkeit einer Information oder Beratung nach § 45b Absatz 1 Satz 1 und 2 AufenthG hinweisen. Der Hinweis muss spätestens am ersten Tag der Arbeitsleistung in Textform erfolgen. Er muss mindestens die aktuellen Kontaktdaten der Beratungsstelle enthalten, die dem Arbeitsplatz am nächsten liegt. Den geltenden Wortlaut der Informationspflicht enthält § 45c Aufenthaltsgesetz bei Gesetze im Internet.
Das angesprochene Angebot ist bundesweit, unentgeltlich und niedrigschwellig. Es dient der arbeits- und sozialrechtlichen Information und Beratung von Drittstaatsangehörigen. Die Pflicht soll Beschäftigten einen erreichbaren, unabhängigen Zugang zu Informationen ermöglichen. Arbeitgeber müssen die Beratung nicht selbst durchführen, ihren Inhalt nicht kontrollieren und die Fachkraft nicht zur Nutzung verpflichten. Sie müssen jedoch einen korrekten, rechtzeitigen und nachweisbaren Hinweis organisieren.
Nach dem Gesetz entfällt die Hinweispflicht bei einer grenzüberschreitenden Vermittlung im Sinne des § 299 SGB III. Ob diese Ausnahme in einem konkreten Rekrutierungsmodell greift, sollte nicht allein aus der Bezeichnung eines Dienstleisters oder Projekts abgeleitet werden. Arbeitgeber sollten den tatsächlichen Sachverhalt und die aktuelle Rechtslage prüfen. Eine freiwillige transparente Information kann unabhängig von einer gesetzlichen Pflicht sinnvoll bleiben.
- Hinweis spätestens am ersten Tag der Arbeitsleistung
- Übermittlung in Textform
- Aktuelle Kontaktdaten der nächstgelegenen Beratungsstelle
- Ausnahme nach § 299 SGB III im konkreten Fall prüfen
Wann die Informationspflicht typischerweise relevant wird
Drei Merkmale stehen im Zentrum: Der Arbeitgeber hat seinen Sitz in Deutschland, die eingestellte Person ist Drittstaatsangehörige und sie lebte bei Vertragsschluss im Ausland. Außerdem geht es um einen Arbeitsvertrag für Arbeit im Inland. Typische Fälle sind die direkte Gewinnung einer Fachkraft oder Arbeitskraft aus Marokko und die Einstellung nach einer internationalen Kandidatensuche. Die Nationalität allein reicht für die Einordnung nicht; der Wohnsitz oder gewöhnliche Aufenthalt bei Vertragsschluss gehört ausdrücklich zum gesetzlichen Tatbestand.
Arbeitgeber sollten jeden internationalen Neueintritt anhand weniger dokumentierter Fragen prüfen. Welcher Staatsangehörigkeit gehört die Person an? Wo lagen Wohnsitz oder gewöhnlicher Aufenthalt bei Vertragsabschluss? Wer ist Vertragsarbeitgeber? Wo wird die Arbeit erbracht? Erfolgt die Besetzung in einer Konstellation, für die eine gesetzliche Ausnahme eindeutig festgestellt wurde? Ein standardisierter Prüfpunkt im HR-Prozess ist verlässlicher als die Erwartung, dass einzelne Recruiter den Fall aus Erinnerung erkennen.
Auszubildende, Personen in Anerkennungswegen und Beschäftigte mit unterschiedlichen Aufenthaltstiteln können je nach Vertrags- und Lebenssachverhalt ebenfalls relevant sein. Die Vorschrift knüpft nicht einfach an einen bestimmten Visumtyp an. Deshalb sollte der Hinweisprozess breit genug angelegt sein, um potenzielle Fälle zu erfassen. Bei Unsicherheit ist eine individuelle rechtliche Einordnung erforderlich; diese Ratgeberseite ersetzt sie nicht.
Sie möchten diesen Schritt für Ihren konkreten Personalbedarf einordnen?
Personalbedarf schildernTextform und Inhalt praktisch richtig umsetzen
Textform bedeutet, dass der Hinweis als lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger übermittelt wird und die Person des Erklärenden erkennbar ist. In der Praxis kommen beispielsweise eine personalisierte E-Mail, ein elektronisch bereitgestelltes Dokument oder ein schriftliches Onboarding-Blatt in Betracht. Eine ausschließlich mündliche Erwähnung ist nicht ausreichend. Arbeitgeber sollten einen Übermittlungsweg wählen, den die neue Mitarbeiterin oder der neue Mitarbeiter tatsächlich abrufen und später erneut lesen kann.
Der Hinweis sollte das Beratungsangebot verständlich benennen, seine Unentgeltlichkeit und arbeits- und sozialrechtliche Ausrichtung erklären und die aktuellen Kontaktdaten der dem konkreten Arbeitsplatz nächstgelegenen Beratungsstelle aufführen. Dazu können Name, Anschrift, Telefon, E-Mail und Internetadresse gehören, soweit verfügbar. Eine allgemeine Startseite ohne lokale Zuordnung erfüllt den ausdrücklich genannten Mindestinhalt möglicherweise nicht. Vor jedem Versand ist daher die richtige Beratungsstelle anhand des Einsatzortes zu bestimmen.
Eine Übersetzung ist im Gesetzeswortlaut nicht ausdrücklich als Mindestbestandteil genannt. Praktisch sollte der Hinweis aber so gestaltet sein, dass die beschäftigte Person seinen Zweck versteht. Eine klare deutsche Fassung und, wo sinnvoll, eine zusätzliche verständliche Sprachfassung unterstützen die Wirksamkeit. Arbeitgeber sollten Übersetzungen fachlich prüfen und kenntlich machen, welche Fassung maßgeblich ist. Der Zugang zur Beratung darf nicht von einer Unterschrift, Zustimmung oder internen Freigabe abhängig gemacht werden.
- Personalisierte, lesbare und speicherbare Mitteilung verwenden
- Beratungsangebot und lokale Kontaktdaten eindeutig nennen
- Einsatzort statt Unternehmenszentrale für die Nähe zugrunde legen
- Verständliche zusätzliche Sprachfassung erwägen
Die Pflicht in Recruiting und Onboarding verankern
Ein belastbarer Prozess beginnt vor dem ersten Arbeitstag. HR nimmt bei Vertragserstellung die erforderlichen Merkmale auf und kennzeichnet den Fall. Eine verantwortliche Person ermittelt die zuständige Beratungsstelle, aktualisiert die Kontaktdaten und bereitet das Schreiben vor. Ein zweites Prüfpaar kann vor Versand kontrollieren, ob Einsatzort, Empfänger und Frist stimmen. So wird aus einer neuen gesetzlichen Pflicht ein kurzer, reproduzierbarer Arbeitsschritt.
Die Übermittlung kann bereits vor Arbeitsbeginn erfolgen, muss aber spätestens am ersten Arbeitstag abgeschlossen sein. Arbeitgeber sollten nicht bis zum Ende eines Willkommenstags warten, wenn technische oder organisatorische Verzögerungen möglich sind. Ein sinnvoller Standard ist die Zustellung gemeinsam mit den finalen Anreise- oder Onboardinginformationen und eine erneute Bereitstellung im digitalen oder gedruckten Willkommensordner. Doppelte Bereitstellung schafft Zugang, ersetzt aber nicht die korrekte Erstübermittlung.
Im 30/60/90-Tage-Onboarding kann die Ansprechperson nachfragen, ob der Hinweis zugänglich war, ohne eine Beratungsteilnahme zu verlangen oder Beratungsinhalte abzufragen. Das Beratungsangebot ist unabhängig. Unternehmen sollten klar kommunizieren, dass die Nutzung keine Nachteile hat und keine Freigabe benötigt. Eine offene Kultur stärkt faire Rekrutierung und hilft, arbeitsbezogene Fragen früh zu klären.
Nachweisbar dokumentieren, ohne unnötige Daten zu sammeln
Arbeitgeber sollten nachvollziehbar dokumentieren, wann, durch wen, auf welchem Weg und mit welchem Inhalt der Hinweis übermittelt wurde. Bei E-Mail kann die versandte Nachricht mit Anlage und Versandzeitpunkt in der Personalakte abgelegt werden. Bei einem Dokument im Onboarding-System sollte die Bereitstellung protokolliert sein. Eine Empfangsbestätigung kann die Dokumentation unterstützen, darf aber den gesetzlichen Zugang nicht verzögern oder als Zustimmung zur Beratung missverstanden werden.
Für die Erfüllung ist nicht erforderlich, Informationen über eine tatsächliche Beratungsaufnahme zu erheben. Ob eine Fachkraft Kontakt aufnimmt, worüber sie spricht oder welches Ergebnis die Beratung hat, gehört nicht in die Arbeitgeberkontrolle. Datenminimierung ist deshalb ein wichtiger Teil des Prozesses. Gespeichert werden sollten nur die für Pflicht, Nachweis und regulären Personalprozess erforderlichen Informationen, geschützt durch passende Zugriffsrechte und Fristen.
Bei mehreren Standorten braucht das Unternehmen eine gepflegte Zuordnung zwischen Arbeitsplatz und Beratungsstelle. Ein zentraler Vorlagentext kann mit einem standortbezogenen Feld kombiniert werden. Verantwortliche sollten in festen Abständen und vor jedem konkreten Versand prüfen, ob Adresse und Erreichbarkeit noch aktuell sind. Ein veralteter Kontakt kann den gesetzlichen Mindestinhalt beeinträchtigen, auch wenn die übrige Vorlage korrekt bleibt.
- Versanddatum, Inhalt, Empfänger und Übermittlungsweg festhalten
- Keine Daten über Beratungsnutzung oder Beratungsinhalt erheben
- Standortbezogene Kontaktdaten regelmäßig aktualisieren
- Zugriff und Aufbewahrung im Personalprozess begrenzen
Eine einfache Verantwortungsmatrix verhindert Lücken
Recruiting oder HR erfasst den internationalen Vertragsfall. Eine benannte Compliance- oder Personalverantwortliche Person prüft den Anwendungsbereich und gibt die aktuelle Vorlage frei. Die lokale Personalstelle oder Führungskraft bestätigt den tatsächlichen Arbeitsplatz. HR versendet den Hinweis und dokumentiert die Übermittlung. Datenschutz und gegebenenfalls Rechtsberatung unterstützen bei Vorlage, Ablage und Zweifelsfällen. Diese Rollen können in kleinen Betrieben bei einer Person liegen, sollten aber als Aufgaben sichtbar bleiben.
Ein externer Recruiter kann Informationen vorbereiten oder an einen Meilenstein erinnern. Die gesetzliche Pflicht richtet sich jedoch an den Arbeitgeber im beschriebenen Tatbestand. Unternehmen sollten daher nicht ungeprüft annehmen, ein Vermittler habe die Pflicht vollständig übernommen. Im Dienstleistungsprozess kann vereinbart werden, welche Informationen DACHma Talent liefert; die finale standortbezogene Prüfung und Arbeitgeberdokumentation müssen klar zugeordnet sein.
Bei Änderungen des Einsatzortes vor dem ersten Arbeitstag muss die Beratungsstelle erneut geprüft werden. Auch Umstrukturierungen, konzerninterne Vertragswechsel oder ein abweichender Beschäftigungsbetrieb können eine neue Sachverhaltsprüfung erfordern. Eine Eskalationsregel hilft: Sobald Vertragsarbeitgeber, Wohnsitz bei Vertragsschluss, Staatsangehörigkeit oder Arbeitsort nicht eindeutig sind, wird der Fall nicht automatisch abgezeichnet, sondern qualifiziert geprüft.
Informationspflicht als Bestandteil fairer Integration verstehen
Die gesetzliche Mitteilung ist ein Mindestschritt. Faire internationale Rekrutierung verlangt darüber hinaus klare Informationen zu Aufgabe, Vergütung, Arbeitszeit, Standort, Unterkunft, möglichen Kosten und Verfahren. Beschäftigte müssen wissen, welche Stelle wofür zuständig ist und an wen sie sich bei Fragen wenden können. Ein unabhängiges Beratungsangebot ergänzt betriebliche Ansprechpartner, Betriebsrat, Gewerkschaft oder andere Unterstützungswege, ohne diese zu ersetzen.
Führungskräfte sollten den Hinweis nicht als Misstrauenssignal behandeln. Unabhängige Beratung kann Fehlverständnisse abbauen und Rechte sowie Pflichten verständlich machen. Das nützt auch Arbeitgebern, weil Konflikte nicht erst eskalieren müssen. Wer internationale Fachkräfte langfristig binden möchte, schafft eine Umgebung, in der Fragen zu Vertrag, Sozialversicherung, Arbeitszeit oder Zusammenarbeit sachlich gestellt werden können.
DACHma Talent verbindet die Informationspflicht nicht mit Leistungsversprechen. Im Projekt können Arbeitgeber auf notwendige Aufgaben und offizielle Informationen hingewiesen werden. Die gesetzeskonforme Umsetzung im eigenen Betrieb bleibt Arbeitgeberaufgabe. Bei rechtlichen Zweifeln ist eine qualifizierte Einzelfallberatung erforderlich. Diese klare Rollenverteilung schützt die Glaubwürdigkeit aller Beteiligten.
Kompakte Arbeitgeber-Checkliste für jeden relevanten Eintritt
Vor Vertragsschluss werden Staatsangehörigkeit, Wohnsitz beziehungsweise gewöhnlicher Aufenthalt und geplanter Arbeitsort korrekt erfasst. Nach Vertragsabschluss prüft HR den Anwendungsbereich, dokumentiert das Ergebnis und bestimmt die dem Arbeitsplatz nächstgelegene Beratungsstelle. Die Kontaktdaten werden direkt aus einer aktuellen offiziellen Übersicht übernommen. Der Hinweis wird personalisiert, in verständlicher Form vorbereitet und einer verantwortlichen Person zum Versand zugeordnet.
Vor oder spätestens am ersten Arbeitstag wird das Dokument in Textform übermittelt. Datum, Empfänger, Inhalt und Übermittlungsweg werden datenschutzgerecht dokumentiert. Im Willkommensordner findet die Fachkraft denselben Hinweis erneut. Eine Führungskraft oder HR-Ansprechperson erklärt nur den Zugang und die Unabhängigkeit des Angebots, fragt aber keine Beratungsinhalte ab. So bleibt die gesetzliche Information klar vom betrieblichen Onboarding getrennt.
Mindestens regelmäßig sowie bei offiziellen Änderungen werden Vorlage, Beratungsstellenliste und interne Zuständigkeiten geprüft. Neue Recruiter und Führungskräfte erhalten eine kurze Prozessinformation. Erkennt das Unternehmen einen Sonderfall oder eine mögliche Ausnahme, wird er anhand des aktuellen Rechts und bei Bedarf mit qualifizierter Beratung bewertet. Diese Seite bietet dafür Orientierung, aber keine verbindliche Einzelfallentscheidung.
Klar beantwortet
Häufige Fragen
Die Antworten zeigen Leistungsumfang, Voraussetzungen und Grenzen transparent.
Offene Frage sendenSeit wann gilt § 45c AufenthG?
Die Informationspflicht gilt seit dem 1. Januar 2026. Diese Seite berücksichtigt den Gesetzesstand vom 17. August 2026. Arbeitgeber sollten den aktuellen Wortlaut zum jeweiligen Beschäftigungsbeginn erneut prüfen.
Bis wann muss der Hinweis erfolgen?
Der Arbeitgeber muss den Hinweis spätestens am ersten Tag der Arbeitsleistung in Textform geben. Eine frühere Übermittlung im Rahmen der Onboardingvorbereitung kann organisatorisch sinnvoll sein.
Welche Beratungsstelle muss genannt werden?
Mindestens sind die aktuellen Kontaktdaten der Beratungsstelle anzugeben, die dem konkreten Arbeitsplatz am nächsten liegt. Bei mehreren Standorten muss daher der tatsächliche Einsatzort berücksichtigt werden.
Reicht ein mündlicher Hinweis?
Nein. § 45c verlangt Textform. Der Hinweis muss lesbar übermittelt und speicherbar sein, etwa per personalisierter E-Mail oder als schriftliches beziehungsweise elektronisches Dokument.
Muss der Arbeitgeber die Nutzung der Beratung kontrollieren?
Nein. Der Arbeitgeber informiert über die Möglichkeit und den Kontakt. Ob die beschäftigte Person Beratung nutzt und welche Inhalte besprochen werden, ist keine Arbeitgeberkontrolle und sollte nicht erfasst werden.
Erfüllt ein Hinweis der Personalvermittlung automatisch die Pflicht?
Davon sollte der Arbeitgeber nicht ungeprüft ausgehen. Die Pflicht richtet sich im gesetzlichen Tatbestand an den Arbeitgeber. Verantwortlichkeit, standortbezogene Angaben, Frist und Dokumentation müssen eindeutig gesichert sein.